HOUSEKEEPING

Definisi Housekeeping Department

Dalam bahasa inggris House berarti  rumah, gedung, wisma, hotel. Sedangkan Keeping mempunyai arti Memelihara, merawat, menjaga. Oleh sebab itu Housekeeping di sebut juga Tata Graha.

Housekeeping (tata graha) adalah bagian dari departemen hotel yang mengatur atau menata peralatan, menjaga kebersihan, melaporkan kerusakan dan memberi dekorasi dengan tujuan agar rumah (hotel) tersebut tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan bagi penghuninya.

Departemen housekeeping tidak hanya mempersiapkan kamar-kamar tamu, namun secara keseluruhan bertanggng jawab menjaga, merawat dan membersihkan semua fasilitas hotel tersebut bersih, rapi dan nyaman. Oleh sebeb itu, semua aktivitas housekeeping bertujuan untuk memaksimalkan pemeliharan, perawatan dan kebersihan hotel secara menyeluruh dapat terjaga dengan baik.

Karyawan housekeeping memberikan pelayanan terhadap kelancaran, kesiapan dan pemeliharaan kamar tamu, public area, restaurant, meeting room, laundry, sarana olahraga dan fasilitas lainnya. Mereka merupakan bagian dari team yang selalu siap mempersiapkan dan menyambut kedatangan tamu-tamu hotel. Karyawan housekeeping sangat peduli terhadap kenyaman tamu dengan cara memperhatikan hal-hal yang detail dan menindaklanjuti segala perbaikan-perbaikan yang diperlukan.

Ruang lingkup tugas dan tanggung jawab

Bagian housekeeping harus   bertanggung   jawab   atas   ,kerapian , keteraturan, kelengkapan kebersihan,  kenyamanan seluruh ruangan-ruangan yang ada di dalam atau pun area hotel. Meliputi :

1.      Guest room

2.      corridor

3.      restaurant and banquet

4.      Office room

5.      Rest room

6.      Locker 

7.      Park and garden

8.      Swimming pool

9.      Parking area

Tugas Housekeeping Deparment

1.      Menciptakan suasana hotel yang bersih ,menarik,nyaman ,dan aman.

2.      Memberikan  pelayanan di  kamar  dengan  sebaik-baiknya  kepada  tamu, supaya tamu merasa puas saat berkunjung maupun menginap di hotel.

3.      Penyiapan ,penataan,dan pemeliharaan kamar-kamar.

4.      Bertanggung  jawab  atas  pemeliharaan  kebersihan  seluruh  outlet  dan ruangan umum di hotel.

5.      Melaporkan dan membawa lost and found pada supervisor

6.      Mengenakan seragam hotel,sepatu dan kaus kaki yang ditentukan.

Sasaran Housekeeping

1.      Kebersihan.
Kebersihan di suatu hotel sangat menentukan, bila kebersihan terjaga dengan baik maka tamu akan merasa nyaman dan tenang karena sanitasi dan hygine terjamin. Bahkan banyak tamu yang menentukan pilihan suatu hotel karena kebersihan hotel tersebut.

2.      Kerapian.
Kerapian mencakup pengaturan tata letak suatu ruangan dengan perlengkapan serta dekorasi yang serasi membuat ruangan tersebut menjadi lebih menarik.

3.      Kelengkapan.
Mengantisipasi keperluan tamu selama mereka menginap dengan melengkapi semua kelengkapan kamar sesuai dengan standardnya sehingga pengunjung merasa nyaman dan betah tinggal dan berkunjung kembali ke hotel.

4.      Fasilitas.
Fasilitas mencakup semua peralatan yang disediakan agar dapat berfungsi dan dipergunakan oleh tamu hotel, sehingga fasilitas tersebut meningkatkan kenyamanan dan tidak menggangu kegiatan-kegiatan mereka

Dalam operasional hotel, hal-hal mengenai kebersihan dilakukan dan dilaksanakan oleh departemen housekeeping, yang kegiatannya dipimpin oleh Housekeeping Manager atau Executive Housekeeper. Secara umum, departemen housekeeping memiliki tanggung jawab area yang sangat besar, maka wajar kalau housekeeping mempunyai jumlah karyawan lebih banyak dari depertemen lainnya. Oleh sebab itu, pelaksanaan pemeliharan dan pembersihan area hotel diatur menurut seksi-seksi sebagai berikut :

1.      Public Area

Seksi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk menjaga kebersihan, kerapihan, keindahan dan kenyamanan seluruh area hotel, baik yang ada diluar gedung maupun didalam gedung hotel, antara lain Lobby area, restroom, restaurant, meeting room, garden, parking area dan fasilitas untuk karyawan hotel.

2.      Room section

seksi yang mempunyai tanggung jawab untuk mempersiapkan dan menjaga kebersihan, kerapihan dan kelengkapan kamar tamu.

3.      Laundry

seksi yang mempunyai tanggung jawab untuk menyediakan linen-linen yang bersih untuk keperluaan kamar, restauran dan meeting room, menyediakan seragam bersih bagi karyawan dan membersihkan pakaian tamu yang kotor.

4.      Linen dan Uniform

seksi yang bertanggung jawab untuk mengelola sirkulasi dan penyediaan seluruh linen dan uniform bagi karyawan.

5.      Florist

seksi yang bertanggung jawab untuk menyediakan dan merangkai bunga-bunga yang segar untuk memperindah dekorasi dalam hotel.

6.      Health & recreational bertanggung jawab atas pelayanan fasilitas-fasilitas umum yang disediakan hotel untuk tamu, meliputi, spa and massage, fitness, golf, pool dan yang lainnya.

Formulir yang Digunakan pada Housekeeping

Jenis-jenis formulir yang dipergunakan administrasi di Housekeeping antara lain:

1.       Roomboy Control Sheet

2.       Room Report

3.       Housekeeping Report

4.       Lost and Damages Report

5.       Repair and Maintenant Report

6.       Linen Inventory Report

7.        Cleaning and Guest Supplies Report

8.       Lost and Found Report

9.       Log Book

10.   Linen Laundry Delivery Slip

11.   Room Check List

12.   Lost and Found Book

13.   Mini Bar Daily Sales Report

14.   Mini Bar Daily Late Charge Report

15.   Mini Bar Bill.

Hubungan Housekeeping Denpartment Dengan Front Office Department

Dalam Room Division, hubungan housekeeping paling utama ialah berkumunikasi dengan departemen front office. Kedua departemen ini ibarat dua sisi mata uang yang berbeda, Housekeeping yang membersihkan kemudian Front office sebagai  penjualnya.

Hubungan housekeeping dengan front office secara umum adalah:

1.      Laporan status kamar

Laporan room status terintegrasi dengan system secara online melalui computer, sehingga status kamar   dengan   mudah   dapat   diketahui   oleh   front   office. Housekeeping bertanggung  jawab meng-update  status  kamar  tersebut  secepat mungkin setelah diperiksa oleh housekeeping supervisor.

Laporan  room  status  termasuk  Vacant  Clean  (VC),  Vacant  Clean  Inspection (VCI), Vacant Dirty (VD), Sleep out (SO), Occupaid No Lugagge (ONL), Out of Service (OS), Out of order (OO), Do not disturb (DND).

2.      Laporan.Discrepancy

Housekeeping  memeriksa  secara  langsung status  dari  tiap-tiap  kamar berdasarkan status yang ada di computer. Perbedaan status di computer dengan sebenarnya disebut Room Discrepancy. Laporan ini biasanya dilakukan minimum 2 kali sehari yaitu antara pukul 10 pagi dan 5 sore.

3.      Laporan kehilangan dan penemuan barang

Setelah check out,  kamar  diperiksa  oleh  housekeeping  dan  memastikan bahwa kelengkapan barang-barang milik hotel tidak ada yang hilang. Jika ada yang   hilang, housekeeping melapor   ke   front   office   untuk   memproses pengembalian   atau pembayarannya. Housekeeping juga   melaporkan   setiap penemuan barang yang tertinggal, kemudian disimpan di housekeeping sebagai barang Lost and Found.

4.      Laporan lainnya

Laporan ini termasuk Extra bed, baby cot, Loan items, baby sister, dan laporan kerusakan oleh tamu.

5.      Room Blocking

Front  office  melaporkan perubahan  status  tiap-tiap  kamar  yaitu  kamar VIP, Expected Arrival, Expected Departure, Group, Check out, show room dan change room.

6.      PermintaanTamu

Front  office  memberitahukan  kebutuhan  tambahan  yang  diperlukan  oleh tamu, misalnya extra bed, baby   cot,   baby   sister,   kursi   dan   juga   setiap masalah / complain dari tamu yang berhubungan dengan pelayanan housekeeping

7.      Front Office memberi informasi kepada tatagraha bahwa ada tamu segera masuk / check-in sehingga tatagraha dapat menyiapkan kamar untuk tamu tersebut.

8.      mengirimkan daftar penghuni kamar setiap pagi.

9.      mengirimkan daftar kamar-kamar yang akan ditempati oleh tamu,meliputi tamu perorangan Tamu rombongan,atau tamu penting (VIP).

10.  Memberitahukan   kepada   Housekeeping   mengenai   kamar-kamar   yang tamunya sudah check out sehingga kamarnya dapat di bersihkan.

11.  memberikan guest slip agar tatagraha tahu tamu yang baru check in.

12.   memberitahu perpindahan tamu dari kamar yang satu ke kamar yang lain.

13.  jika   terjadi   laporan   perbedaan   penghuni   kamar,antara   Housekeeping dengan  Front  Office, maka  room  discrepancy  report  dan  diadakan pengecekan langsung.

Hubungan Housekeeping  Department dengan Engineering Department

Hubungan kerja antara tatagraha dengan bagian engineering meliputin hal-hal sebagai Berikut :

1.      Perbaikan  dan  pemeliharaan  alat-alat  terutama  menyangkut  operasional tata graha, perbaikan telepon,ac,air dan listrik.

2.      Perbaikan perlengkapan Housekeeping yang ada di kamar tamu.

3.      Melakukan perbaikan sesuai dengan work order dari housekeeping.

4.      Memberitahukan housekeeping dan front  office tentang perbaikan yang lama, sehingga status kamar  dibuat  menjadi  Out  of  order.

5.      Memberitahukan housekeeping  tentang  perbaikan  kamar yang  sudah  selesai, agar diperiksa  dan melakukan  general  cleaning  untuk  dapat dijual  kembali.Melakukan  program perawatan dan perbaikan secara berkala untuk menjaga kondisi furniture, painting dan peralatan di hotel berfungsi dengan baik.

Dengan  demikian  dapat  dilihat  bahwa  antara  bagian  tatagraha  dengan bagian engineering sangatlah erat. Jika peralatan operasional Housekeeping rusak, berarti pekerjaan Tatagraha terganggu.  Bagian  tatagraha  memerlukan  bagian engineering untuk segera memperbaiki peralatan-peralatan yang rusak.

Hubungan  housekeeping  Department  Dengan Food  and  BeverageDepartement.

1.      Membantu mengeluarkan peralatan room service dari dalam kamar.

2.      Menyediakan  room  kebutuhan  linen  yang  diperlukan  di  restaurant  dan meeting room.

3.      Berpartisipasi dan mendukung setiap acara yang dilakukan oleh food and beverage departemen.

4.      Menjaga kebersihan FB outlets dan meeting room

5.      Pelayanan room service kepada tamu.

6.      pengiriman karangan buah (fruitstand) untuk tamu penting di executive room

Dengan  pelayanan  baik  oleh  tatagrahan  dan  food  and  beverage  maka tamuakan merasa puas dengan pelayanan pihak hotel.

Hubungan Housekeeping Department dengan accounting Department

1.      Bagian  housekeeping  meminta  barang-barang  kepada  bagia  purchasing (pembelian) dengan mengisi “purchase requitition”, seperti permintaan peralatan kebersihan, chemical (bahan-bahan  kimia),perlengkapan  kamar,linen-linen  dan barang-barang lainnya yang dapat menunjang kegiatan operasional housekeeping.

2.      Membantu housekeeping dalam pembelian dan penyediaan barang dan peralatan yang dibutuhkan. Membantu  persediaan  barang-barang  kebutuhan  housekeeping sesuai dengan jumlah yang ditetapkan.

Hubungan  Housekeeping  Departement  dengan  Bagian  Personalia Departement & security

1.      Pengadaan tenaga kerja

2.      Pengangkatan pegawai

3.      Pelatihan pegawai

4.      Pemutusan hubungan kerja

5.      Cuti karyawan

6.      Surat peringatan untuk pegawai

7.      Pembayaran gaji dan lembur pegawai

8.      Membantu dan menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan kepegawaian.

9.      Melakukan pelatihan, orentasi dan perencanaan karir karyawan.

10.  Bagian  housekeeping melaporkan  hal-hal  yang  mencurigakan  disekitar area pekerja sedangkan bagian security mengadakan pengawasan terhadap area kerja houseeping dan berusaha untuk dapat mengantisipasai hal-hal yang dapat mengganggu kegiatan  kerja, baik  gangguan  dari  dalam  maupun  dari  luar hotel. Keamanan barang-barang milik tamu dan juga keselamatan mereka selama menginap. Membantu mengawasi barang-barang milik

hotel tidak dibawa keluar hotel oleh karyawan.

Dengan  demikian  bagian  personalia  mengatur  segala  sesuatu  mengenai tatagraha selaku pegawai hotel tersebut.

Lantai Kayu

Lantai dapat mempengaruhi kecantikan dan keindahan desaign suatu ruangan, jenis-jenis lantai yang dipergunakan secara umum adalah lantai kayu, keramik, karpet, vynil dan marble atau terazzo. Jenis lantai tersebut mempunyai kelebihan dan kekurangan serta perbedaan dalam cara merawat dan memelihara lantai tersebut.

Lantai yang terbuat dari kayu atau parquet (baca: parket) memiliki keunikan dibandingkan dengan jenis lantai lainnya. Lantai kayu menciptakan kesan natural dalam ruangan dan membuat ruangan terasa hangat. Lantai parquet bisa diaplikasikan dengan berbagai gaya rumah, seperti alami dan etnik, minimalis, modern dan japanese style.

Lantai kayu sebaiknya dipasang pada ruangan-ruangan yang bukan ruangan publik atau umum sebab area tersebut sangat sibuk dan terlalu ramai orang-orang berjalan sehingga menyebabkan lantai kayu cepat rusak.

Jenis-Jenis Lantai Kayu

1.       Lantai kayu solid ( solid wood floor )

Lantai kayu solid berupa kayu utuh seperti lembaran papan dengan ukuran tertentu. Kelebihan jenis ini adalah asli dan indah, hangat dan alami. Perbaikan warna dapat dilakukan melalui proses varnish. Sedangkan kekurangan dari jenis kayu ini adalah memuai dan menyusut terhadap perubahan suhu, rawan terhadap goresan, api dan keretakan.

2.       Lantai kayu layer (veneer wood floor )

Jenis lantai ini menyusun lapisan kayu secara bersilangan agar kayu stabil terhadap pemuaian dan penyusutan dari perubahan suhu ruangan, terbuat dari lebih 2 lapisan yang di press dengan suhu dan tekanan yang tinggi. Lapisan paling atas adalah venner. Jenis lantai ini tersusun seperti playwood atau triplek

3.       Lantai kayu laminasi ( laminate wood floor )

Jenis kayu ini sebenarnya tiruan lantai kayu solid yang mempunyai lapisan yang menyerupai serat kayu yang dilapisi oleh plastic coating. Hasil coating ini memberikan efek kayu dengan daya tahan yang lebih baik. Biasanya jenis laminasi ini mempunyai locking system untuk mempermudah proses pemasangan. Oleh karena adanya lapisan coating maka jenis ini sedikit lebih tahan terhadap goresan maupun air dibanding
dengan jenis lainnya namun perlu dihindari meletakkan barang-barang yang terlalu berat diatasnya.

Keuntungan menggunanakan lantai kayu

1.       Lantai kayu menciptakan kesan alami dalam ruangan.

2.       Lantai kayu menberikan kesan mewah dan membuat ruangan tersasa hangat.

3.       Motif serat kayu dan warna sangat beragam mulai dari warna terang hingga gelap.
Dari yang seratnya sangat jelas hingga samar-samar sehingga mudah disesuaikan dengan ruangan yang diinginkan.

Masalah umum pada lantai kayu

1.       Lantai kayu dilapisi dengan warna varnish, maka masalah tergores dan kerusakan warna keluhan dari penggunanya.

2.       Keropos karena pelapukan akibat kelembaban dari rembesan air dan kayu yang dimakan oleh rayap. Pastikan bahwa proses finishing dari kayu tersebut sudah dilakukan pencegahan zat anti rayap

3.       Sambungan antar lantai kayu merenggang atau menggelembung, ini terjadi akibat perubahan suhu ruangan yang tidak stabil.(berubah-ubah)

4.       Noda hitam akibat bekas api dari rokok.

5.       Pemudaran warna akibat sinar matahari langsung jika terjadi pada waktu yang sangat lama.

Perawatan Lantai Kayu

1.       Perawatan harian sebaiknya:

o    Mempergunakan karpet mat untuk membersihkan kaki dari kotoran seperti pasir, tanah dan debu.

o    Mempergunakan sapu lantai yang lembut untuk membersihkan kotoran pada lantai, sapu yang lembut ini menghindari goresan pada lantai

o    Setelah itu lap lantai dengan kain yang lembab kering untuk mengangkat sisa-sisa kotor dilantai.

o    Sebaiknya hindari menggunakan kain pel pada saat mengelap lantai karena kadar air pada kain pel masih sangat banyak sehingga berpotensi air tesebut masuk kecelah-celah sambungan lantai.

2.       Semir lantai kayu minimal satu bulan sekali. Furnitur polish atau lemon pladge banyak terdapat di supermarket. Furniture polish bertujuan menjaga kelembabab kayu dan mengembalikan warna menjadi lebih bercahaya.

3.       Jangan menarik furniture atau barang-barang yang ada diatas lantai dengan cara menarik, pindahkan barang tersebut dengan cara mengangkat.

4.       Hindari ujung kaki furniture yang tajam. Lapisi dengan karet furniture untuk menahan beban furniture sehingga tidak merusak lantai.

5.       Bila lantai parquet sudah berusia tua, Anda perlu melakukan finishing ulang.
Kemilau dan warnanya biasanya juga memudar seiring dengan usia.

Karpet

Untuk mempercantik interior, lantai mempunyai peranaan cukup penting membuat ruangan kelihatan cantik dan menarik. Memilih lantai yang cocok merupakan cara bijak sebelum membuat satu bangunan. Sebenarnya, banyak pilihan untuk bahan lantai yang mempunyai kelebihan dan kekurangan dari setiap bahan, diantara pilihan tersebut adalah keramik, marble, terazzo, kayu, vynil dan carpet. Namun pembahasan pada tulisan ini akan fokus pada lantai karpet saja.

Ada beberapa keuntungan menggunakan karpet :

1.       Pemasangan karpet lebih mudah dan cepat.

2.       Ukuran karpet yang felexsibel mengikuti bentuk ruangan.

3.       Karpet mempunyai banyak pilihan motif yang dapat disesuaikan dengan ruangan.

4.       Lantai karpet memberikan kehangatan dan kelembutan dikaki walaupun dalam ruangan yang dingin.

5.       Karpet dapat meredam suara dan getaran pada saat orang berjalan diatas karpet tersebut.

6.       Karpet mempunyai varian harga yang besar, sehingga dapat disesuaikan dengan budget pemakai.

Penyebab Umum Masalah Karpet

1.       Noda dari pemutih

Beberapa kebutuhan rumah tangga yang mengandung bahan kimia seperti , deterjen, deodorizers, bayclean mengandung bahan pemutih pemutih yang bila terkena dengan karpet / permadani dapat menimbulkan perubahan warna pada karpet seperti noda-noda mulai dari putih menjadi kuning, merah muda, dan kelunturan warna. Biasanya kerusakan warna akibat pemutih ini bersifat permanen walaupun menggunakan peralatan super canggih tidak dapat mengembalikan warna tersebut.

2.       Penyusutan
semua jenis karpet cenderung mengalami penyusutan ketika terkena air. Penyusutan ini terjadi akibat proses pengeringan karpet yang lama yang menyebabkan bagian dasar dari karpet menjadi merapat. Penyusutan ini bila dibiarkan dalam waktu lama menjadi permanen, oleh sebab itu bila ada tanda penyusutan dapat dilakukan penarikan sesuai ukuran sebelumnya kemudian di kunci dengan mengunakan paku pada sisi karpet.

3.       Api Rokok / Setrika

Kebanyakan karpet rusak akibat api rokok yang terjatuh di permukaan karpet yang menyebabkab bekas api tersebut menjadi kerusakan yang permanen, yaitu berlubang yang berwarna hitam lengket.Seterika juga sering menjadi penyebab kerusakan karpet akibat elemen panas dari setrika terjatuh ke permukaan karpet. Penggunaaan alas setrika atau board / papan strika dapat mencegahkejadian tersebut.

4.       Urine / Kotoran hewan peliharaan.

Urine / Kotoran hewan peliharaan ( kucing dan anjing) di karpet merupakan masalah yang paling sering terjadi. Pembersihan dengan cepat tidak meninggalkan jejak di karpet( bau dan noda). Namun bila diabaikan dapat menyebabkan bau menyengat, bernoda, dan warna menjadi pudar. Oleh sebab itu, pembersihan dengan segera menjadi keharusan untuk menghindari karpet menjadi rusak. Pergunakan air bersih dengan sedikit detergent kemudian keringkan dengan bahan kain menyerap (handuk bekas), lakukan berulang-ulang hingga semua bekar kotoran dari hewan tersebut menjadi bersih.

5.       Pewarna
Paling sering terjadi noda karpet disebabkan oleh bahan pewarna dari makanan, minuman, deodorizers, deterjen dan lain-lain. Banyak dari noda tersebut menjadi permanen jika tidak dibersihkan dengan segera. Setiap tumpahan dapat dihilangkan dengan menggunakan kain berbahan penyerap hingga semua tumpahan tersebut bersih dari karpet. Penggunaan air dengan detergent yang ringan dapat mempermudah pembersihan karpet tersebut.

6.       Jamur
Jamur pada karpet terjadi akibat lembab yang cukub lama akibat tumpahan air di sekitar carpet. Jamur juga dapat terjadi akibat proses pengeringan yang terlalu lama selama proses pembersihan.
Dalam kondisi ini, jamur tumbuh dengan cepat dan mengotori bahan karpet dengan yang menghasilkan bau, perubahan warna dan mengurangi daya tahan karpet (lapuk). Kerusakan ini cenderung permanen namun bau yang disebabkan oleh jamur akan menghilang setelah jamur dihilangkan dan kapet menjadi kering. Pengeringan karpet dapat dilakukan dengan menjemur atau menggunakan kipas / blower.

7.       Sinar Matahari

Sinar matahari dapat menyebabkan pemudaran warna karpet dalam jangka panjang, pemudaran ini dapat ditemukan pada karpet yang berdekatan dengan jendela. Langkah-langkah pencegahan seperti goden atau lapisan kaca film dapat menghalangi radiasi UV dari sinar matahari.

Perawatan Umum Karpet

1.       Kebersihan karpet merupakan unsur penting untuk membuat agar warna dan keawetan karpet tahan lebih lama.

2.       Bersihkan karpet dengan vacuum cleaner secara rutin, bila ada noda bersihkan dengan segera dan bila karpet basah harus dikeringkan secepatnya

3.       Cucilah kapet anda setiap enam bulan dengan menggunakan jasa pencucian karpet, hal ini bertujuan untuk pembersihan karpet hingga ke dalam serat-seratnya dan menjadikan karpet bersih luar dalam.

4.       Hindarkan karpet dari sinar matahari langsung untuk mencegah pemudaran warna.

5.       Pada saat menggunakan obat pembersih karpet, sebaiknya coba sedikit pada sudut karpet untuk memastikan bahwa obat pembersih yang digunakan tidak merusak warna kapet itu.

6.       Jika diatas karpet ada tanaman pot, pastikan bahwa pot tanaman tersebut memakai tatakan untuk menampung air pada saat menyiram tananman tersebut

7.       Kaki-kaki furniture yang diatas karpet sebaiknya di rubber (karet) dan secara periodik harus di geser untuk menjaga agar serat karpet tetap dalam kondisi baik